Uw privacy

Het Institute for Training and Clinical Innovative technologies (ITCIT) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

 In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

ITCIT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
    Het doel en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig
    zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
    uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging
    van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van
    de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens,
    u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ITCIT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover, kan u contact opnemen met Hanne Elsen, de Data Protection Officer van UGent, door te mailen naar privacy@ugent.be.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ITCIT verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Om te kunnen deelnemen aan trainingen die in de kalender opgenomen zijn. Deze trainingen kunnen zowel door ITCIT als door derden georganiseerd worden.
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (mits toestemming).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij binnen de organisatie de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mail, lidmaatschappen en deelname aan activiteiten van de sportraad

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
  • het verzorgen van de website (webdesigner)
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • het organiseren en geven van trainingen: per training waar u zich voor inschrijft komen uw gegevens terecht bij de administratieve kracht en de lesgever van die specifieke training

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

ITCIT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens ITCIT van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is (HTTPS)
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten (WEBHOSTING)
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen (AUTOMATISCHE AUDIT VAN DE SITE)
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. U kan ons contacteren via privacy@ugent.be (Hanne Elsen, de Data Protection Officer van UGent).  

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Wijziging privacyverklaring

ITCIT kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en via onze nieuwsbrief. De laatste wijziging gebeurde op 24/04/2020.